การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น สำหรับบันทึกบัญชีแบบ Perpetual
ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมชื่อโครงการ กำหนดที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 7 กำหนดแผนก
HO สนญ. สำนักงานใหญ่
BN บางนา โครงการบางนาทาวเวอร์
รูปที่ 1
ขั้นตอนที่ 2 การเตรียมผังบัญชี กำหนดที่ เมนูบัญชี ข้อ 2 ผังบัญชี จะต้องสร้างผังบัญชีที่จะใช้เกี่ยวกับโครงการโดยให้กำหนดตรงบรรทัด "แยกแผนก" เป็น Y (ดูรูปที่ 2 ประกอบ)เช่น
|
บัญชี |
หมวด |
เลขที่บัญชี |
|
ลูกหนี้โครงการ |
สินทรัพย์ |
1130-05 |
|
งานระหว่างก่อสร้าง |
สินทรัพย์ |
1140-03 |
|
วัสดุก่อสร้าง |
สินทรัพย์ |
1140-04 |
|
ค่าก่อสร้างเรียกเก็บตามสัญญา |
หนี้สิน |
2120-03 |
|
รายได้ค่ารับเหมาก่อสร้าง |
รายได้ |
4100-05 |
|
ค่าวัสดุก่อสร้าง |
ค่าใช้จ่าย |
5110-01 |
|
ต้นทุนก่อสร้าง |
ค่าใช้จ่าย |
5120-00 |
|
เงินเดือนและค่าแรง |
ค่าใช้จ่าย |
5310-01 |
|
ค่าเบี้ยเลี้ยง |
ค่าใช้จ่าย |
5310-03 |
รูปที่ 2
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดคลังสินค้าตามชื่อโครงการ โดยกำหนดที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2 ตารางข้อมูล / 21 คลังสินค้า
HO สนญ. สำนักงานใหญ่
BN บางนา โครงการบางนาทาวเวอร์
รูปที่ 3
ขั้นตอนที่ 4 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ กำหนดที่ เมนูซื้อ ข้อ 6 รายละเอียดผู้จำหน่าย
รูปที่ 4
ขั้นตอนที่ 5 เตรียมข้อมูลลูกหนี้ กำหนดที่ เมนูขาย ข้อ 6 รายละเอียดลูกค้า
รูปที่ 5
ขั้นตอนที่ 6 เตรียมข้อมูลวัตถุดิบกำหนดกลุ่มบัญชีวัตถุดิบที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1. กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ ข้อ3. ระบบสินค้าคงเหลือ 2. กลุ่มบัญชีสินค้า และกำหนดที่ เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า
รูปที่ 6
รูปที่ 7
ขั้นตอนที่ 7 เตรียมข้อมูลสินค้าบริการ กำหนดที่ เมนูสินค้า ข้อ 4 รายละเอียดสินค้าบริการ
รูปที่ 8
ขั้นตอนที่ 8 เตรียมข้อมูลค่าใช้จ่ายที่ เมนูซื้อ ข้อ 7 รายละเอียดค่าใช้จ่ายโดยกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องนำมาใช้ในการบันทึกรายการ เช่นเงินเดือนและค่าแรง,ค่าเบี้ยเลี้ยง
รูปที่ 9
ขั้นตอนที่ 9 สร้างเอกสารที่จำเป็นต้องใช้เพิ่มเติม กำหนดที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยให้คัดลอกจาก หมวด OU " จ่ายวัตถุดิบเข้าโครงการ" และกำหนด เลขที่บัญชีด้าน Dr.เป็น งานระหว่างก่อสร้าง
รูปที่ 10
รูปที่ 11
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
บริษัท รักไทย จำกัด ได้รับเหมาก่อสร้างอาคารชุดแห่งหนึ่งที่บางนา โดยกำหนดอายุการก่อสร้าง 3 ปี เริ่มตั้งแต่ปี
2551 – 2553 สำหรับโครงการรับเหมาก่อสร้างอาคารชุดนี้ได้กำหนดมูลค่าการก่อสร้างรวมทั้งสิ้น 45,000,000.00 บาท และทางบริษัทฯ ได้ประมาณค่าใช้จ่ายในการดำเนินการก่อสร้างโครงการนี้ประมาณ 31,000,000.00 บาท และมีรายละเอียดการดำเนินงานใน ปี 2551 ดังนี้
|
ปี 2551 |
|
|
|
ราคาตามสัญญา |
|
45,000,000.00 |
|
หัก : ราคาทุนก่อสร้าง |
|
|
|
ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจนถึงสิ้นปีปัจจุบัน |
10,000,000.00 |
|
|
ค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายอีกจนงานเสร็จโดยประมาณ |
21,000,000.00 |
|
|
รวม ราคาทุนก่อสร้าง |
|
31,000,000.00 |
|
กำไรโดยประมาณ |
|
14,000,000.00 |
|
กรณีที่กิจการใช้วิธีบันทึกรายได้ตามอัตราส่วนของงานที่ทำสำเร็จ |
|
|
คำนวณหาอัตราร้อยละของงานที่ทำเสร็จ |
= คชจ.ที่เกิดขึ้นจนถึงสิ้นปีปัจจุบัน / ราคาทุนรวม * 100 |
|
|
= 10,000,000/31,000,000 * 100 |
|
|
= 32.25 % |
|
คำนวณหารายได้ที่รับรู้ |
= ราคาตามสัญญา * อัตราร้อยละของงานที่ทำเสร็จ |
|
|
= 45,000,000 * 32.25 % |
|
|
= 14,512,500 |
|
คำนวณการกำไรที่รับรู้ปี 2551 |
= รายได้เพิ่มขึ้นจากปีก่อน – คชจ.ที่เกิดขึ้นถึงสิ้นปีปัจจุบัน |
|
|
= 14,512,500 – 10,000,000 |
|
|
= 4,512,500 |
|
กำไรที่เพิ่มขึ้นจากปีก่อน |
= 4,512,500 |
ขั้นตอนในการทำงาน
1. บันทึกซื้อวัตถุดิบที่ เมนูซื้อ / ข้อ 4 ซื้อเงินเชื่อ โดยระบุแผนกและคลังเป็น HO
รูปที่ 12
หมายเหตุ คุณอาจจะระบุคลังที่จะรับวัตถุดิบเข้า เป็นคลังของโครงการก่อสร้างนั้น ๆ เลยก็ได้
โปรแกรมจะบันทึกบัญชี
รูปที่ 13
2. โอนย้ายวัตถุดิบจากคลังสำนักงานใหญ่ เข้าโครงการก่อสร้างที่บางนาทาวเวอร์ โดยบันทึกที่ เมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 2 โอนย้ายระหว่างคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่ามีวัตถุดิบคงเหลือในแต่ละโครงการเท่าใด รวมทั้งปริมาณวัตถุดิบคงเหลือในสำนักงานใหญ่
รูปที่ 14
ในขั้นตอนนี้โปรแกรมจะไม่บันทึกบัญชีให้ ดังนั้นถ้าเป็นการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual จะต้องบันทึกรายการเองที่ เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงรายการประจำวัน / สมุดรายวันทั่วไป
รูปที่ 15
3. บันทึกเบิกวัตถุดิบเข้าโครงการที่ เมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 1 จ่ายสินค้าภายใน /
จ่ายวัตถุดิบเข้าโครงการ
รูปที่ 16
โปรแกรมจะบันทึกบัญชี
รูปที่ 17
4. บันทึกค่าใช้จ่ายที่ เมนูซื้อ ข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ
รูปที่ 18
โปรแกรมจะบันทึกบัญชี
รูปที่ 19
5. บันทึกโอนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เข้างานระหว่างก่อสร้างที่ เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงรายการประจำวัน
รูปที่ 20
6. บันทึกขายเชื่อ เพื่อเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาที่ เมนูขาย ข้อ 4 ขายเงินเชื่อ
หมายเหตุ ให้เลือกภาระภาษีขายเป็นแบบ "เกณฑ์เงินสด"
รูปที่ 21
โปรแกรมจะบันทึกบัญชี
รูปที่ 22
7. บันทึกรับชำระหนี้ที่ เมนูการเงิน ข้อ 1 รับเงิน / ข้อ 5 รับชำระหนี้
รูปที่ 23
โปรแกรมจะบันทึกบัญชี
รูปที่ 24
8. บันทึกรับรู้รายได้ ณ วันสิ้นงวดบัญชี โดยบันทึกที่ เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงรายการประจำวัน
รูปที่ 25
9. บันทึกต้นทุนก่อสร้างที่ เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงรายการประจำวัน
รูปที่ 26
กรณีกิจการใช้วิธีบันทึกรายได้ เมื่อก่อสร้างเสร็จสิ้นตามสัญญา ให้ปฏิบัติเหมือนกัน ตั้งแต่ข้อ 1 – 7 เท่านั้น ส่วนข้อ 8 การบันทึกรับรู้รายได้ และข้อ 9บันทึกต้นทุนก่อสร้าง
จะบันทึกในปีสิ้นสุดงานก่อสร้าง หากต้องการดูรายงานเกี่ยวกับวัตถุดิบ
ที่คงเหลืออยู่ สามารถดูได้จาก รายงาน 427 หรือ 42Cรายงานสินค้าและวัตถุดิบแยกตามคลัง
หรือถ้าจะดูเกี่ยวกับต้นทุนและรายได้ ของแต่ละโครงการก็จะสามารถดูได้จาก รายงานทางด้านบัญชี เช่น รายงานแยกประเภทแยกตามแผนกหรืองบทดลอง หรือดูผลกำไรขาดทุนของแต่ละโครงการได้
รายงาน 427
รายงานแยกประเภท 54
