การเตรียมข้อมูลเบื้องต้น
ขั้นตอนที่ 1 ทำการกำหนดผังบัญชี ในส่วนของหนี้สิน เพิ่มขึ้นมาใหม่ ที่ เมนูบัญชี ข้อ 2. ผังบัญชี
บัญชี |
หมวด |
เลขที่บัญชี |
อาคาร |
ทรัพย์สิน |
1410-02 |
เจ้าหนี้เงินจอง |
หนี้สิน |
2120-03 |
เจ้าหนี้เงินทำสัญญา |
หนี้สิน |
2120-04 |
เจ้าหนี้เงินดาวน์ |
หนี้สิน |
2120-05 |
รูปที่ 1
รูปที่ 2
รูปที่ 3
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า เพื่อให้ทำการบันทึก อาคาร ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ1. กำหนดค่าเริ่มต้นต่างๆ ข้อ 3.
ระบบสินค้าคงเหลือ ข้อ 2. กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า
รูปที่ 4
ขั้นตอนที่ 3 กำหนด รหัสสินค้าที่มีสต๊อค เพื่อให้สามารถดูยอดคงเหลือหรือรายงานสินค้าได้ด้วย ที่ เมนูสินค้า ข้อ 2. รายละเอียดสินค้า
รูปที่ 5
ขั้นตอนที่ 4 กำหนด รหัสสินค้าบริการ โดยกำหนดเลขที่บัญชี เจ้าหนี้เงินจอง , เจ้าหนี้เงินทำสัญญา และ เจ้าหนี้เงินดาวน์
ที่ เมนูสินค้า ข้อ 4. สินค้าบริการ
รูปที่ 6
รูปที่ 7
รูปที่ 8
ขั้นตอนที่ 5 ทำการกำหนดเอกสารรับเงินมัดจำ ออกเป็น
· (AI) รับเงินมัดจำ-เงินจอง และต้องการกำหนดเลขที่บัญชี เจ้าหนี้เงินจอง ไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4. กำหนดเลขที่เอกสาร
รูปที่ 9
รูปที่ 10
·(AO) รับเงินมัดจำ-เงินทำสัญญา และต้องการกำหนดเลขที่บัญชี เจ้าหนี้เงินทำสัญญา ไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4. กำหนดเลขที่เอกสาร
รูปที่ 11
รูปที่ 12
ขั้นตอนที่ 6 กำหนดวิธีรับชำระหนี้ ขึ้นมาใหม่ ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4. กำหนดเลขที่เอกสาร
ขั้นตอนที่ 7 กำหนดรายละเอียดลูกค้า ที่ เมนูขาย ข้อ 6. รายละเอียดลูกค้า
ขั้นตอนในการทำงาน
เมื่อลูกค้ามาดูโครงการและต้องการจะซื้อบ้าน ทางบริษัทจะทำการขายบ้าน โดยราคาบ้าน 3,000,000.- บาท จะทำการหักค่าจอง 10,000.- หัก ค่าทำสัญญา 40,000.-ส่วนเงินดาวน์ ทางบริษัทได้ให้ลูกค้าผ่อนเงินดาวน์เป็นงวด ๆ ได้โดยใช้เวลา 10 งวด เป็นจำนวน 50,000.- หลังจากนั้นลูกค้าจะทำการกู้แบงค์ เพื่อทำการโอนบ้านในภายหลัง งวดสุดท้ายที่โอนต้องจ่าย 2,900,000.- |
1.เมื่อลูกค้าตกลงทำสัญญาซื้อบ้าน กับทางบริษัท ทางบริษัทจะได้รับเงินจอง และเงินทำสัญญา โดยบันทึกที่ เมนูขาย ข้อ 1. รับเงินมัดจำ/รับเงินมัดจำ-เงินจอง
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน
และเปิดบิลรับเงินทำสัญญา บันทึกที่ เมนูขาย ข้อ 1. รับเงินมัดจำ / รับเงินมัดจำ-เงินทำสัญญา
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน
2.จากนั้นทางบริษัท จะให้ลูกค้าทำการผ่อนเงินดาวน์ เป็นงวด ๆ ประมาณ 10งวด โดยจะถือว่าเงินที่ได้ยังไม่ใช่รายได้ บันทึกที่ เมนูขาย ข้อ 4. ขายเงินเชื่อ
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน |
3. เมื่อรับเงินดาวน์จากลูกค้าจะบันทึกที่ เมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน ข้อ 5. รับชำระหนี้ ซึ่งงวด เงินดาวน์ทั้ง 10 งวดจะบันทึกการรับเงินในเมนูนี้ สังเกตว่าโปรแกรมจะเก็บยอดคงค้างให้จนกว่าจะครบ 10 งวด
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน
4. เมื่อทางบริษัทได้รับเงินดาวน์ ครบทั้ง 10 งวด ก็จะทำการเปิดบิลขายบ้านโดยจะมีการตัดสต๊อคบ้าน
และจะถือว่าเงินจอง ,เงินทำสัญญา และเงินดาวน์ เป็นการรับรู้รายได้จริง บันทึกที่ เมนูขาย 4. ขายเงินเชื่อ
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Periodic
จากนั้นต้องทำการล้างยอดเอกสาร AI และ AO เพราะบิลขายไม่ระบุเลขที่ของเอกสาร AI เอกสารดังกล่าวยอดยังไม่ถูกล้างออก โดยเข้าไปในเมนูขาย ข้อ1.รับเงินมัดจำ /AI และ AO โดยไปที่หน้า 2 แล้วกดแก้ไขยอดที่ตัดไปแล้ว ให้เป็นยอดเดียวกันกับยอดคงค้าง สังเกตว่าตัดมัดจำเรียบร้อย จะเป็น Y
5. เมื่อลูกค้านัดโอนบ้าน ทางบริษัทก็จะได้รับเงินค่าบ้านที่เหลืออยู่ บันทึกที่ เมนูการเงิน ข้อ 1. รับเงิน ข้อ 5. รับชำระหนี้
โดยโปรแกรมจะบันทึกบัญชีแบบ Perpetual และ แบบ Periodic เหมือนกัน
จากขั้นตอนการทำ เราสามารถดูรายงานต่างได้
· ต้องการดูรายงานเกี่ยวกับเงินดาวน์ โดยดูจาก รายงานข้อ 1. ลูกหนี้ / 1H. ตรวจสอบข้อมูลระบบขาย คอลัมน์ลูกหนี้ ก็คือเงินดาวน์ที่ค้างชำระ
· ต้องการดูรายงานยอดขายสำหรับการขายบ้าน โดยดูจาก รายงานข้อ 7. วิเคราะห์การขาย 1.2 แยกตามสินค้า