Home โปรแกรมบัญชีเอ็กซ์เพรส ทิป,เทคนิค,โปรแกรมเสริม Express วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express
วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express พิมพ์ อีเมล

วิธีการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม Express

วิธีการปิดประมวล ซึ่งเป็นการปิดบัญชีของปีเก่า เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณหายอดกำไรขาดทุน ลบข้อมูลของปีเก่า รวมถึงการยกยอดบัญชีคงเหลือของปีเก่าไปยังปีใหม่ ซึ่งจะเป็นวิธีการปิดประมวลอย่างถูกต้อง และสามารถปฏิบัติตามได้อย่างรวดเร็ว

(คุณสามารถศึกษาขั้นตอนการปิดประมวผลอย่างละเอียดได้จาก คู่มือการใช้งานโปรแกรม Express หน้า 353)

 

1.    ทำการกำหนดบริษัทใหม่เพื่อแยกข้อมูลของปีใหม่ไว้ในอีกที่เก็บข้อมูลหนึ่ง ซึ่งจะทำให้เราสามารถดูข้อมูลของปีเก่า และปีใหม่เปรียบเทียบกันได้ตลอดเวลา โดยให้เข้าที่เมนูเริ่มระบบข้อ 8 จากนั้นทำการเพิ่มข้อมูล โดยป้อนชื่อข้อมูลตามที่ต้องการ เช่น ข้อมูล 50 ข้อมูล 51 ที่สำคัญคือ ในช่องที่เก็บข้อมูล จะต้องกำหนดเป็นชื่อใหม่ ห้ามซ้ำกับที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

จากนั้นโปรแกรมจะให้เราเลือกแหล่งของข้อมูลที่จะดึงมาใช้ ให้เราเลือกข้อ 2 คัดลอกข้อมูลจากบริษัทเดิม (ตรงนี้จะต้องไม่มีใครใช้งานข้อมูลบริษัทที่เราจะคัดลอก) จากขั้นตอนนี้เราจะได้ข้อมูลที่เหมือนกัน 2 ข้อมูล

Image

Image

Image

ให้เราเปลี่ยนบริษัทเข้าไปยังที่เก็บข้อมูลใหม่  ใช้เมนูอื่นๆ ข้อ 8 เปลี่ยนบริษัท และเลือกไปยังข้อมูลที่เราสร้างขึ้นมาใหม่


2.    เข้าไปตรวจเช็คข้อมูลในส่วนของ เริ่มระบบ 3 กำหนดรอบบัญชี  สมมติว่าตอนนี้วันที่เริ่มรอบบัญชีเป็นวันที่ 01/01/50  การปิดประมวลผล โปรแกรมจะประมวลให้ถึงงวดที่12 ให้เราตรวจสอบอีกครั้งหนึ่งว่างวดที่ 12 จะต้องเป็นวันที่สิ้นปีของปีที่ปิดประมวลผล เช่น จากตัวอย่างวันที่เริ่มรอบบัญชีเป็นวันที่ 01/01/50 ดังนั้นงวดที่ 12 จะต้องเป็นวันที่ 31/12/50 ทั้งนี้เพื่อให้โปรแกรมยกยอดไปยังวันเริ่มรอบบัญชีใหม่อย่างถูกต้อง  

Image

ซึ่งหลังประมวลผลเสร็จเรียบร้อย โปรแกรม Express จะเปลี่ยนวันที่เริ่มรอบบัญชีใหม่ (ในหน้าจอกำหนดรอบบัญชีนี้) ให้เป็นวันที่ 01/01/51 โดยอัตโนมัติ


3.    หลังจากตรวจสอบรอบบัญชีเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการตรวจสอบข้อมูล เพื่อให้มั่นใจได้ว่าว่าข้อมูลมีการอัพเดทล่าสุดแล้ว (เช่น ในกรณีที่ใช้งาน Express บนระบบแลน หรือมีจำนวนเครื่องที่เข้ามาป้อนข้อมูลในโปรแกรม Express มากกว่า 1 เครื่อง) โดยเริ่มจากการจัดเรียงข้อมูล (เข้าที่เมนูอื่นๆ ข้อ 1 จัดการแฟ้มข้อมูล ข้อ 6 จัดเรียงข้อมูล) โดยจัดเรียงทุกระบบ เสร็จแล้วคำนวณในส่วนของเจ้าหนี้และลูกหนี้ใหม่ (ที่เมนูซื้อข้อ 8 คำนวณเจ้าหนี้ และเมนูขายข้อ B คำนวณลูกหนี้) อัพเดทยอดสินค้าจากเมนูสินค้าข้อ 7/4 คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี และอัพเดทยอดทางบัญชีใหม่ (ที่เมนูบัญชี ข้อ A) ถ้าใช้เฉพาะทางด้านบัญชีอย่างเดียวก็คำนวณเฉพาะเมนูบัญชีข้อ A

Image

Image

Image

Image

Image

ในกรณีที่คุณใช้โปรแกรม เป็นเวอร์ชั่นที่รองรับตามประกาศกรมสรรพากร (Express DOS 5.5 หรือ Express for Windows 1.5) จะต้องเข้าไปผ่านรายการในสมุดรายวันโดยผ่านตั้งแต่ต้นงวดบัญชี จนถึงวันที่เราจะประมวลผล

จากนั้นก็สำรองข้อมูลไว้อีกสักชุดกันพลาด (สั่งสำรองข้อมูลจากเมนูอื่นๆ 1.1 สำรองข้อมูล)

4.    ขั้นตอนสุดท้าย เข้าเมนูอื่นๆ ข้อ 4 ประมวลผลสิ้นปี ทำตามขั้นตอนที่โปรแกรมแจ้งได้เลย (ขั้นตอนนี้ถ้ายังใช้เป็นเวอร์ชั่นดอส อาจจะมีการเรียกตรวจสอบแผ่นโปรแกรมก็ให้ใส่แผ่นที่ 1 และเครื่องที่จะประมวลผลจะต้องเป็น Windows98หรือ Windows Me เท่านั้น)
    
ถ้าคุณใช้โปรแกรม Express for Windows ในระหว่างการปิดประมวลผล จะมีหน้าจอแสดงรอบบัญชีที่จะปิดประมวลผลขึ้นมาให้คุณตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

Image

แต่หากคุณใช้โปรแกรม Express DOS โปรแกรมจะแสดงเฉพาะรอบบัญชีของปีใหม่เท่านั้น ซึ่งให้คุณกด สั่งปิดประมวลผลได้เลย (ตรงนี้จะเป็นจุดที่เกิดข้อผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง เพราะมักจะมีการเข้าใจผิดว่าจะต้องใส่เป็นรอบบัญชีของปีเก่าที่จะปิดประมวลผล ดังนั้นขอให้ใช้ความระมัดระวังในขั้นตอนนี้)

หลังจากประมวลผลสิ้นปีเรียบร้อยแล้ว ก็ให้ใช้ข้อมูลที่ประมวลผลนี้คีย์งานต่อไปได้เลย ส่วนข้อมูลเดิมในอีกที่เก็บข้อมูลหนึ่ง ก็เอาไว้ใช้สำหรับดูข้อมูลในปีเก่า

 
 ไอ.ที.แอดแวนเทจ :: I.T.Advantage :: Professional IT Solution, สงวนลิขสิทธิ์ 2552 โดย บริษัท ไอ.ที.แอดแวนเทจ จำกัด บริหารจัดการโดย Edd Brain Storm