Home โปรแกรมบัญชีเอ็กซ์เพรส การประยุกต์โปรแกรมกับธุรกิจต่างๆ การประยุกต์การใช้งานโปรแกรม Express สำหรับธุรกิจนำเข้า
การประยุกต์การใช้งานโปรแกรม Express สำหรับธุรกิจนำเข้า พิมพ์ อีเมล

การประยุกต์การใช้งานโปรแกรม Express สำหรับธุรกิจนำเข้าเบื้องต้น

การเตรียมข้อมูล 

ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมผังบัญชี เมนูบัญชี ข้อ 2 ผังบัญชี จะต้องสร้างบัญชี เช่น           

บัญชี

หมวด

เลขที่บัญชี

สินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ

สินทรัพย์

1140-02

สินค้าระหว่างทาง

สินทรัพย์

1140-04

เจ้าหนี้ต่างประเทศ

หนี้สิน

2120-03

กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน

รายได้

4200-04

ซื้อสินค้าต่างประเทศ

ค่าใช้จ่าย

5130-04

                       

(บัญชี ซื้อสินค้าต่างประเทศ จะใช้ในกรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic )

im01

 

ขั้นตอนที่ 2 เตรียมข้อมูลเจ้าหนี้ เมนูซื้อ ข้อ 6 รายละเอียดเจ้าหนี้

im02

 

ขั้นตอนที่ 3 เตรียมข้อมูลสินค้า เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า

im03

 

ขั้นตอนที่ 4 เตรียมข้อมูลค่าใช้จ่ายต่างๆ  ที่เกี่ยวกับการนำเข้า เช่น ค่าธรรมเนียม, ค่าระวาง และสินค้าระหว่างทาง เมนูซื้อ ข้อ 7 รายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่นๆ โดยกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในบรรทัดบัญชีค่าใช้จ่าย กำหนด  เป็นเลขที่บัญชีสินค้าระหว่างทาง

 

im04

 

im05-02

 

สินค้าระหว่างทาง เพื่อใช้ในการซื้อเข้า ในบรรทัดบัญชีค่าใช้จ่าย เป็นเลขที่บัญชีสินค้าระหว่างทาง

im05

 

ขั้นตอนที่ 5 สร้างเอกสารที่เกี่ยวกับการซื้อต่างประเทศที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสารโดยให้คัดลอกจากหมวด RR

im06

 

 

im07

 

ขั้นตอนที่ 6 สร้างเอกสารการรับสินค้าที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยให้คัดลอกจาก

หมวด JU

 

im08

 

ข้อสังเกต กรณีที่เป็นการบันทึกบัญชีแบบ Periodic จะมีการกำหนดเลขที่บัญชีไว้ทั้ง 2 ฝั่ง คือบัญชีด้านเดบิทให้กำหนดเป็น บัญชีซื้อสินค้าต่างประเทศ ส่วนบัญชีด้านเครดิต ให้กำหนดเป็น บัญชีสินค้าระหว่างทาง เพื่อให้มีการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน

 

im09

 

กรณีที่เป็นการบันทึกแบบ Perpetual จะกำหนดเฉพาะ ด้านเครดิตสินค้าระหว่างทาง อย่างเดียว

im07-4

 

ขั้นตอนที่ 7 กำหนดเอกสารเพิ่มเพื่อใช้ในการปรับปรุงค่าใช้จ่ายในการนำเข้าที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยให้คัดลอกจากหมวดCA

im06-02

 

ข้อสังเกต กรณีที่เป็นการบันทึกบัญชีแบบ Periodic จะมีการกำหนดเลขที่บัญชีไว้ทั้ง 2 ฝั่ง คือบัญชีด้านเดบิทให้กำหนดเป็น บัญชีซื้อสินค้าต่างประเทศ ส่วนบัญชีด้านเครดิต ให้กำหนดเป็น บัญชีสินค้าระหว่างทาง เพื่อให้มีการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน

im07-02

 

กรณีที่เป็นการบันทึกแบบ Perpetual จะกำหนดเฉพาะ ด้านเครดิตสินค้าระหว่างทาง อย่างเดียว

im07-5

 

ขั้นตอนที่ 8 กำหนดการบันทึกผลต่างที่เป็นกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน และ เงินโอนธนาคารBBLที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ ข้อ 5 ระบบซื้อและเจ้าหนี้ ข้อ 2 วิธีการจ่ายชำระหนี้

 

im07-03

 

ขั้นตอนในการทำงาน

1. เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับการร้องขอให้ดำเนินการสั่งซื้อสินค้านำเข้าจากส่วนงานที่เกี่ยวข้อง ฝ่ายจัดซื้อจะทำการตรวจสอบถึงประวัติสินค้านำเข้า และตรวจสอบราคาสินค้า ไปยังผู้ขาย โดยอาจให้ผู้ขายทำใบเสนอราคา ส่งมายังฝ่ายจัดซื้อ

*** ขั้นตอนนี้จะไม่มีการบันทึกรายการในโปรแกรม

2. เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับใบเสนอราคาจากผู้ขาย และมีการอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อเรียบร้อย ทางฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการ โดยแนบเอกสารต่าง ๆ เพื่อนำเสนอต่อผู้จัดการส่วนจัดซื้อเพื่อพิจารณาตรวจสอบ

*** ขั้นตอนนี้จะไม่มีการบันทึกรายการในโปรแกรม

3. เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะทำเอกสารไปให้ทางฝ่ายการเงิน เพื่อทำการขอเปิด Letter of Credit (L/C) และฝ่ายการเงินจะส่งเอกสารที่เกี่ยวกับ L/C ไปให้กลับทางธนาคาร ซึ่งขั้นตอนในการทำ L/Cจะต้องขึ้นอยู่กับการทำงาน

       ของธนาคาร และเมื่อทางธนาคารตรวจสอบเอกสาร L/C เรียบร้อย ก็จะส่งเอกสาร กลับมายังฝ่ายการเงินและถ้าตรวจสอบ

       เอกสารเรียบร้อยฝ่ายการเงินก็จะทำการบันทึกเอกสารที่เกี่ยวกับค่าธรรมเนียมในการขอเปิด L/C

ขั้นตอนการบันทึก        บันทึกที่เมนูซื้อ ข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่าย

 

im10

 

โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)

 

im11

                                               

4. เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับเอกสาร L/C จากฝ่ายการเงิน ก็จะทำจดหมายแจ้งไปยังผู้ขายเพื่อติดตามเอกสาร ส่วนผู้ขายจะทำเอกสาร Shipping document มายังฝ่ายจัดซื้อ เพื่อให้เปรียบเทียบกับ L/C

***Shipping  Document ประกอบด้วย  Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L) และเอกสารอื่นๆ  ซึ่งฝ่ายจัดซื้อต้องรอสินค้าผ่านพิธีการนำเข้า

ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูซื้อ ข้อ 4 ซื้อเงินเชื่อ / ซื้อเงินเชื่อต่างประเทศ

 

  im12

 

im13.zoom77

 

โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)

 

im14

                                                                                               

5. ทาง Shipping จะจัดทำเอกสารขาเข้าเพื่อการผ่านพิธีการต่าง ๆ นำมาให้ฝ่ายจัดซื้อ เมื่อดำเนินการเรียบร้อย และทราบจำนวนเงินค่าภาษีอากรนำเข้าตลอดจนค่าระวางขาเข้า ค่าประกันภัย และอื่นๆ ที่จำเป็น  เมื่อฝ่ายจัดซื้อทราบรายการเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายนำเข้าก็จะนำเอกสารต่างๆ มาให้ฝ่ายการเงิน เพื่อดำเนินการจ่ายต่อไป

ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูซื้อ ข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่ายอื่นๆ

 

im15

 

โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)

 

im16

 

6.        เมื่อคลังวัตถุดิบได้รับสินค้าแล้ว จะออกใบรับของตามระบบการรับของสำเนาใบรายงานรับของ

ให้กับฝ่ายการเงิน และฝ่ายจัดซื้อ จะเป็นเอกสาร T/R เพื่อรอการตัดบัญชี

ขั้นตอนการบันทึก บันทึกที่เมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 3 ปรับปรุงยอดสินค้า / รับสินค้าจากต่างประเทศ โดยราคาทุนต่อหน่วยของสินค้านำเข้านี้จะคำนวณได้จากมูลค่าของสินค้าที่นำเข้าบวกค่าใช้จ่ายในการนำเข้า และหารด้วยปริมาณสินค้าที่นำเข้า จากตัวอย่างนี้คือ 337,500 + 1,500 + 1,200 / 15 = 22,680.-

 

im17

 

im18

 

กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual โปรแกรมจะลงบัญชีโดย                

 

im19

                                                                       

กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic โปรแกรมจะลงบัญชีโดย

 

im20

 

หมายเหตุ หากมีค่าใช้จ่ายบางตัวที่คุณยังไม่ได้รับใบกำกับ หรือยังไม่ทราบ ณ วันที่รับสินค้าจากต่างประเทศ คุณสามารถนำค่าใช้จ่ายดังกล่าวไปบันทึกเช่นเดียวกับการบันทึกใน

ข้อ 5 เมนูบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น  จากนั้นจึงนำยอดค่าใช้จ่ายดังกล่าวนี้ไปปรับปรุงเข้าเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนสินค้านำเข้าได้ที่

เมนูสินค้า ข้อ 1 รายการประจำวันสินค้า / ข้อ 4 ปรับปรุงต้นทุนสินค้า / ปรับปรุงค่าใช้จ่ายจากการนำเข้า

 

im20-02

       

กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Perpetual โปรแกรมจะลงบัญชีโดย

 

im20-03

                       

กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic โปรแกรมจะลงบัญชีโดย

 

im20-04

 

7.กรณีถ้ามีภาษีซื้อ ให้นำไปบันทึกเฉพาะค่าภาษีที่ เมนูบัญชี ข้อ 1  ลงรายการประจำวัน \สมุดรายวันทั่วไป เมื่อบันทึกก็จะมีหน้าจอให้กรอกรายการเกี่ยวภาษีซื้อ เพื่อไปออกรายงานภาษีให้

 

im23-03

 

im23-02

 

8. เมื่อเอกสาร T/R ได้รับอนุมัติแล้ว ฝ่ายการเงินจะจัดทำ cheque หรือ แบบฟอร์มเพื่อการโอนเงิน เพื่อลงนามอนุมัติ  เมื่อชุดจ่ายได้รับอนุมัติแล้วจะนำส่ง cheque ให้กับธนาคารที่รับ T/R และติดตามถามใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหักบัญชีจากธนาคาร ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะมี

ผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนก็จะบันทึกเป็นกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนพร้อมกับบันทึกโอนเงิน

ขั้นตอนการบันทึก        บันทึกที่เมนูการเงิน ข้อ 2 จ่ายเงิน / ข้อ 4 จ่ายชำระหนี้

 

im21

 

โปรแกรมจะลงบัญชีโดย (ทั้ง Perpetual และ Periodic จะบันทึกบัญชีเหมือนกัน)

 

im22

                                                                               

หมายเหตุ  'กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน'สำหรับในช่องจำนวนเงินหากเป็นผลขาดทุน

ให้ป้อนยอดติดลบ แต่หากเป็นผลกำไรให้ป้อนตัวเลขตามปกติ

 

หากต้องการดูรายงานเกี่ยวกับวัตถุดิบที่คงเหลืออยู่ สามารถดูได้จาก รายงาน 421

im23

 

รายงานวิเคราะห์การซื้อ 811

im24

 

รายงาน 812 สำหรับดูค่าใช้จ่ายในการนำเข้า

im25

 
 ไอ.ที.แอดแวนเทจ :: I.T.Advantage :: Professional IT Solution, สงวนลิขสิทธิ์ 2552 โดย บริษัท ไอ.ที.แอดแวนเทจ จำกัด บริหารจัดการโดย Edd Brain Storm